Polityka prywatności

W związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą, Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności z RODO, i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych.

Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania danych, w szczególności zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania – np. przy zawieraniu umowy sprzedaży towarów lub usług. Administrator dba o to, by dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.

Przetwarzając dane, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o tym przetwarzaniu dla osób, których dane dotyczą. W przypadku, gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa, doszło do naruszenia ochrony danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), Administrator informuje o takim zdarzeniu osoby, których dane dotyczą, w sposób zgodny z przepisami.

Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail iodo@hash.fm, na inne adresy e-mail wskazane w tym celu przez Administratora lub pisemnie na adres ul. Foksal 16, 00-372 Warszawa.

Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się poprzez e-mail iodo@hash.fm w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych.

W celu zapewnienia integralności i poufności danych, Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.

Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.

Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności, Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

Korespondencja e-mailowa oraz tradycyjna

W przypadku kierowania do Administratora korespondencji e-mailowej lub drogą tradycyjną, niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczy ta korespondencja.

Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Administrator przetwarza jedynie dane osobowe relewantne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych oraz innych informacji i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.

Kontakt telefoniczny

W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, możemy żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Rozmowy telefoniczne mogą być także nagrywane – w takim wypadku, na początku rozmowy przekazywana jest informacja w tym zakresie. Rozmowy są rejestrowane w celu weryfikacji jakości świadczonej usługi oraz weryfikacji pracy konsultantów, a także w celach statystycznych. Nagrania są dostępne dla pracowników Administratora oraz osób obsługujących infolinię Administratora.

Dane osobowe w postaci nagrania rozmowy są przetwarzane:

• w celach związanych z obsługą klientów i interesantów za pośrednictwem infolinii, w przypadku, gdy Administrator udostępnia taką usługę – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do jej świadczenia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• w celu monitorowania jakości obsługi i weryfikacji pracy konsultantów obsługujących infolinię – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora(art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na dbaniu o jak najwyższą jakość obsługi na rzecz klientów i interesantów.

Monitoring wizyjny oraz kontrola wstępu

W celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, Administrator stosuje monitoring wizyjny oraz kontroluje wstęp do lokali i na teren zarządzany przez Administratora. Zebrane w ten sposób dane nie są wykorzystywane dla żadnych innych celów.

Dane osobowe w postaci nagrań z monitoringu oraz dane zbierane w rejestrze wejść i wyjść są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku na terenie obiektu oraz ewentualnie w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa mienia Administratora oraz ochrony jego praw.

Rekrutacja

W ramach procesów rekrutacyjnych, Administrator oczekuje przekazywania danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym, nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać tego rodzaju dodatkowe dane, informacje te nie będą wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.

Dane osobowe są przetwarzane:

• w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze(art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy);
• w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora(art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zbieranie danych w związku ze świadczeniem usług lub wykonywaniem innych umów

W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych, w momencie zawierania umowy.

Zbieranie danych w innych przypadkach

W związku z prowadzoną działalnością, Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas spotkań biznesowych, na eventach branżowych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, są one ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu (np. wyposażenia CCTV), podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe, kurierom, agencjom marketingowym czy rekrutacyjnym. Dane są też ujawniane podmiotom powiązanym z Administratorem, w tym spółkom z jego grupy kapitałowej. Więcej informacji nt. grupy kapitałowej do której należy Administrator można znaleźć pod adresem: https://www.streetcom.pl .

Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:

• współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej;
• stosowanie standardowych klauzul umownych, wydanych przez Komisję Europejską;
• stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
• w razie przekazywania danych do USA – współpracę z podmiotami uczestniczącymi w programie Tarcza Prywatności (PrivacyShield), zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej.

Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, w przypadku, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – np. ze względów bezpieczeństwa – dane przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do momentu jej wycofania. W przypadku gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane będą przetwarzane do momentu jej rozwiązania.

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania, dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• Prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie osobie zgłaszającej takie żądanie Administrator przekazuje informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotom, którym są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;
• Prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych, dotyczących osoby zgłaszającej żądanie;
• Prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
• Prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania, Administrator zaprzestaje dokonywania operacji na danych osobowych, z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji, lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzji organu nadzorczego, zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
• Prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie, w zakresie w jakim dane są przetwarzane w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, Administrator wyda dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na ich odczyt przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi – jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak i tego innego podmiotu;
• Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
• Prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych lub ze względów związanych z ochroną mienia). Sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
• Prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody osoba, której dane dotyczą, ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem tej zgody.
• Prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw

Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych, można złożyć:

• w formie pisemnej na adres: Hash.fm Sp. z o.o., ul. Foksal 16, 00-372 Warszawa;
• drogą e-mailową na adres: iodo@hash.fm lub na inne adresy e-mail wskazane w tym celu przez Administratora.

Wniosek powinien w miarę możliwości precyzyjnie wskazywać, czego dotyczy żądanie, tj. w szczególności:

• z jakiego uprawnienia chce skorzystać osoba składająca wniosek (np. prawo do otrzymania kopii danych, prawo do usunięcia danych, itd.);
• jakiego procesu przetwarzania dotyczy żądanie (np. korzystanie z określonej usługi, aktywność w określonym serwisie internetowym, otrzymywanie newslettera zawierającego informacje handlowe na określony adres email, itp.);
• jakich celów przetwarzania dotyczy żądanie (np. cele marketingowe, cele analityczne, itp.).

Jeżeli Administrator nie będzie w stanie ustalić treści żądania lub zidentyfikować osoby składającej wniosek w oparciu o dokonane zgłoszenie, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje.

Wniosek może być złożony osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych, Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego lub adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację jego autentyczności.

Odpowiedź na zgłoszenia powinna być udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu, Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach takiego przedłużenia.

Odpowiedź udzielana jest w formie pisemnej, chyba że wniosek został złożony drogą e-mailową lub zażądano w nim przekazania odpowiedzi w formie elektronicznej.

Zasady pobierania opłat

Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne. Opłaty mogą zostać pobrane jedynie w przypadku:

• zgłoszenia żądania wydania drugiej i każdej kolejnej kopii danych (pierwsza kopia danych jest bezpłatna); w takim wypadku Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 30 zł (słownie: trzydziestu złotych).
  Powyższa opata zawiera koszty administracyjne związane z realizacją żądania.
• zgłaszania przez tę samą osobę żądań nadmiernych (np. niezwykle częstych) lub ewidentnie nieuzasadnionych; w takim wypadku, Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 30 zł (słownie: trzydziestu złotych).
  Powyższa opłata zawiera koszty prowadzenia komunikacji oraz koszty związane z podjęciem żądanych działań.

W razie kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.

1. IKEA Retail Sp. z o.o. z siedzibą w Jankach, Plac Szwedzki 3, 05-090 Raszyn ("IKEA") jest administratorem Twoich danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Twoich materiałów (zdjęć lub filmów wideo wraz z opisem) przedstawiających produkty IKEA i udostępnionych przez Ciebie publicznie na portalu społecznościowym Instagram w ramach konkursu pod nazwą Fameshop ("Materiały").

2. IKEA otrzymała Twoje dane osobowe (które obejmują Twoje oznaczenie na Instagram (login lub nick) oraz Materiały) od Hash.fm sp. z o.o. – organizatora konkursu pod nazwą Fameshop, któremu udzieliłeś licencji na korzystanie z Materiałów wraz z prawem udzielenia dalszych sublicencji.

3. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w prawnie uzasadnionym interesie IKEA polegającym na wykonywaniu sublicencji zawartej z Hash.fm tj. wykorzystywaniu Materiałów publicznie na stronach internetowych IKEA, w sklepach IKEA, innych kanałach marketingowych (np. newsletterze), w tym na profilach w mediach społecznościowych IKEA w celach promocyjnych i marketingowych IKEA. Dane te będą przetwarzane przez czas trwania sublicencji.

4. Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być: dostawcy mediów społecznościowych, dostawcy usług marketingowych, dostawcy usług do obsługi korespondencji z użytkownikami, dostawcy tzw. agregatorów społecznościowych. IKEA może przekazywać Twoje dane do krajów trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy. IKEA dba o to, aby odbiorcy dawali gwarancję wysokiego stopnia ochrony danych osobowych (np. Tarcza Prywatności UE lub standardowe klauzule umowne).

5. W każdym czasie masz prawo dostępu do Twoich danych osobowych, ich poprawiania, ograniczenia ich przetwarzania, usunięcia, lub do wniesienia sprzeciwu odnośnie ich przetwarzania. Skontaktuj się z inspektorem ochrony danych osobowych IKEA pod adresem prywatnosc@ikea.com.

6. Możesz też wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.